Henkilöstövuokrauksesta prosessina

24.5.2019

 

Monesti minulta kysytään sitä, että mitä teen työkseni. Kun vastaan olevani HR-konsultti sekä joko aiheuttaa ihmisissä karrikoidusti ”vähättely”- reaktion tai ”kateus” -reaktion. Tämä varmasti molempien reaktioiden osalta johtuu hyvin pitkälti siitä, että ei oikeasti tiedetä mitä henkilöstöpalvelualalla työnkuvaan voi kuulua. Tästä syystä päätin hieman avata teille sitä, että mitä kaikkea työnkuva henkilöstöpalvelualan yrityksessä konsultin näkökulmasta voi pitää sisällään.

Henkilöstöpalvelualan yrityksellä voi olla hyvinkin laaja palvelunjakauma asiakkailleen, mutta keskityn tässä kertomaan teille perinteisemmin ihan henkilöstövuokrauksesta prosessina ja erityisesti HR-konsultin työnkuvasta meillä Valtissa. Pääsääntöisesti henkilöstövuokrauksesta puhuttaessa työnkuvaan karkeasti kuuluu myynti ja resurssointi eli rekrytointi. On yrityksiä joissa yksi ja sama henkilö hoitaa sekä myynnin että resurssoinnin ja toisaalta on henkilöstöpalvelualan yrityksiä joissa eri henkilöt toteuttavat myynnin ja toiset rekrytointiprosessin.

Olen itse työskennellyt alalla kohta 17 vuotta. Omaan työnkuvaani on aina kuulunut enemmän ja vähemmän myös myynti. Aikaisemmissa työpaikoissani työnkuvani oli HR- tai rekrytointikonsultti, mutta nykyisessä työssäni, vaikka tehtävänimikkeeni oli aluksi Henkilöstökonsultti, mutta nykyisellään Johtava työsuhdeasiantuntija. Työnkuvaan kuuluu hyvin olennaisena osana työsuhdeasioissa kollegoiden tukena oleminen, resurssointi, olemassa olevin asiakkuuksien hoitaminen sekä uusasiakashankinta.

No mitäpä sitten työnkuvaani kuuluu?

Jos lähdetään ihan alusta asti, niin alussahan täytyy tehdä myyntiä, että pääsee käsiksi resurssoinnin tehtäviin. Uusien asiakkaiden kartoitus tapahtuu pääasiassa puhelinkontaktoinnilla tai vaikkapa kylmäkäynneillä imurikauppias tyyliin. Onnistuneen asiakaskohtaamisen päätteeksi taskussa on toimeksianto asiakkaalta. Ellei asiakaskohtaamisessa ole keskusteltu jo valmiiksi hinnasta, asiakkaalle lähetetään tarjous, jonka hyväksymisen jälkeen käynnistetään varsinainen rekrytointiprosessi.

Asiakaskäynnillä on kartoitettu yhdessä asiakkaan kanssa haettavan henkilön kriteeri eli speksattu toimeksianto. Näiden kriteerien perusteella lähden laatimaan työpaikkailmoitusta. Työpaikkailmoitus avataan meillä Valtissa useampaan eri paikkaan; Valtin kotisivut, Duunitori, Monster, Mol.fi, FB ja mahdollisesti myös LinkedIn. Haettavasta henkilöstä ja ammattinimikkeestä riippuen meillä on käytössä useita asiakkaille erikseen maksullisia näkyvyyspaketteja, joita voimme hyödyntää soveltuvien henkilöiden etsimisessä avoimeen työpaikkaan. Mahdollisuuksien mukaan ja haettavasta työnhakuprofiilista riippuen julkaisemme työpaikkailmoituksen sekä olemme yhteyksissä eri oppilaitoksiin ja liittoihin.

Työpaikkailmoituksen laatimisen ja julkaisun jälkeen odotellaan soveltuvien hakijoiden hakemusten saapumista, käydään läpi olemassa olevaa hakijarekisteriä, käytetään hyväksi omia verkostoja, käydään läpi useampia eri toimijoiden CV-pankkeja sekä hyödynnetään sosiaalisen median hakutoimintoja (FB ja LinkedIn).

Työpaikkailmoitukseen saapuneet hakemukset käydään läpi seitsemän vuorokauden kuluessa, suoritetaan soveltuvimmille hakijoille puhelinhaastattelut, kutsutaan puhelinhaastatteluiden perusteella haastatteluun soveltuvimmat hakijat yms. Face to face haastattelun jälkeen tehdään soveltuvimmista työnhakijoista esittely CV:t asiakkaalle, jossa avataan tarkemmin hakijan osaamista ja soveltumista avoinna olevaa tehtävää koskien sekä hakijan omia toiveita tehtävään liittyen. Esittely CV:ssä on aina myös haastattelijan oma arvio hakijasta vahvuuksineen ja kehityskohteineen kyseistä tehtävää koskien. Haastatteluun kutsutuilta työnhakijoilta tarkistetaan todistukset sekä soitetaan suositukset aikaisemmista työpaikoista.

Hakemusvaiheessa pidetään huolta siitä, että asiakas tietää missä mennään sekä käydään asiakkaan kanssa läpi, että minkälaisia hakemuksia ko tehtävään on tullut. Konsultille tulee myös lukuisa määrä puheluita hakijoilta kyseistä tehtävää koskien. Tämä asiakkaan tiedottaminen ja kyselyihin vastaaminen jatkuvat yleensä koko työnhakuprosessin ajan, kunnes soveltuva henkilö on tehtävään valittu.

Asiakas valitsee hänelle esiteltyjen ja haastateltujen työnhakijoiden joukosta jatkoon heitä kiinnostavimmat hakijat. Näille hakijoille sovitaan jatkohaastattelut asiakkaan toimitiloihin tai omalle toimistollemme. Asiakkaan tekemien jatkohaastatteluiden jälkeen tehdään tarvittaessa soveltuvuusarvioinnit hakijoille tai vaihtoehtoisesti asiakas tekee mahdollisen palkkauspäätöksen. Joskus käy niin, ettei haastateltujen joukosta löydy syystä tai toisesta asiakkaalle soveltuvaa henkilöä ja haku joudutaan käynnistämään uudelleen alusta alkaen. Näissä tilanteissa yleensä tarkennetaan asiakkaan kriteereitä ja mietitään miksi soveltuvia henkilöitä ei ole löydetty.

 

Hakuprosessin viivästyessä on tärkeää tiedottaa hakijoita mahdollisesta hakuprosessin viivästymisestä ja viivästymisen syystä. Asiakkaan tehtyä palkkauspäätöksen soveltuvimman hakijan kanssa, tiedotetaan muita haussa mukana olleita, etteivät he tällä kertaa tulleet valituksi tehtävään sekä kysytään kiinnostusta olla mukana mahdollisesti muissa vastaavissa hauissa meillä Valtilla.

Asiakkaan tehdessä valintansa hakijoiden välillä, ilmoitetaan valitulle henkilölle ja kutsutaan hänet allekirjoittamaan työsopimus. Muille hakijoille ilmoitetaan paikan täyttymisestä ja siitä, että tällä kertaa valinta ei kohdistunut heihin. Toimeksiannon täyttymisen jälkeen tehdään työntekijän kanssa työsopimus ja asiakkaan kanssa tilaussopimus.

Jos kyseessä on suorarekrytointi, niin työntekijän kanssa työsopimuksen tekee asiakas ja meidän prosessi päättyy valitsematta jääneille ilmoittamiseen työpaikan täyttymisestä.

Vuokratyösuhteessa pidetään aktiivisesti yhteyttä sekä asiakkaan että työntekijän kanssa. Käydään läpi sitä, että miten työt sujuvat ja miten valittu henkilö on päässyt mukaan työyhteisöön. Tarvittaessa puututaan epäkohtiin yms. Vuokratyöntekijöiden osalta saattaa tulla työsuhteen aikana myös monenlaisia muita kysymyksiä, joita sitten selvitellään yhdessä tarvittaessa.

Meillä Valtissa HR-konsulteille on aina kuulunut myös alustava palkanlaskenta, työsuhteen päättyessä työtodistusten tekeminen. Konsultin työhön kuuluu myös ne ikävemmät asiat, kuten työsuhteiden päättämiset koeajalla, varoitusten tai yt-neuvotteluiden kautta tapauksesta ja tilanteesta riippuen.

Nykyään enemmän on siirretty back office -tyyppisiä tehtäviä HR-koordinaattorille, joka hallinnoi työvaatteita, työterveyteen ja sairaslomiin liittyviä asioita, työtodistusten toimittamisia yms. monia muita hallinnollisia asioita kuten ammattiliittojen jäsenmaksuihin liittyviä asioita, kelalle ja vakuutusyhtiöille toimitettavia dokumentteja yms.

Tällaisia samankaltaisia työnhakuun liittyviä prosesseja HR-konsultilla on yleensä käynnissä 10 – 30 samanaikaisesti. Lisäksi tähän tulee sitten ne olemassa olevien vuokratyösuhteiden hoitamiseen liittyvät asiat.

HR-konsultin työnkuvaan meillä Valtissa kuuluu myös osallistuminen erilaisiin rekrytointitapahtumiin ja messuille. Me teemme oppilaitoskäyntejä, joissa kerromme työnhakemiseen, työelämänpelisääntöihin sekä avoimiin työpaikkoihin liittyvistä asioista. Pidämme yhteyttä erilaisiin sidosryhmiin, joka on työnkannalta erittäin tärkeää sekä kouluttaudumme itse ja päivitämme osaamistamme aika ajoin.  Hankimme tietoa ja pidämme työsuhteisiin- ja lainsäädäntöön liittyvää tietoa ajantasalla esim. useiden työehtosopimusten tuntemusta sekä työaika-, vuosiloma- ja työsuhdelakien hallintaa.

Tässä hieman päätehtäviä, mitä työnkuvaani kuuluu. Toki kaikkea pientä lisää aina silloin tällöin.

 

Hengästyitkö?

Piia

HR-Konsultti

Valtti Henkilöstöratkaisut Oy